Depuis quelques années, plusieurs solutions collaboratives sont disponibles sur internet. De nombreuses entreprises ont décidé d’employer des outils en ligne pour faciliter la communication en interne. Seulement, il est préférable de mettre en place un système d’information. Cela simplifiera la collaboration et permettra de renforcer la sécurité des données.
Pourquoi mettre en place un intranet ?
Certains chefs d’entreprises pensent que les systèmes d’information en interne sont dépassés. Pourtant, l’intranet reste la meilleure solution pour éviter les fuites de données. Les fichiers seront stockés sur les serveurs de la compagnie et les administrateurs pourront mettre en place plusieurs niveaux d’accès. Dans les cabinets juridiques ou encore les banques, cela est nécessaire pour protéger les documents confidentiels.
Au sein de la plupart des sociétés, cela va améliorer les modes de communication. Grâce à de simples dossiers partagés, les collaborateurs peuvent transmettre leur emploi du temps ou encore suivre l’évolution d’un projet. Si le système réunit certaines fonctionnalités, il peut faire office d’outil de reporting.
D’une manière générale, l’intranet optimise le fonctionnement de tous les services. Les managers pourront donner des consignes à leurs subordonnées et les briefings ne seront plus nécessaires dans certains cas. Les comptes-rendus des missions pourront être remis rapidement aux directeurs et ces derniers les examineront dans les plus brefs délais. L’usage du support papier sera considérablement limité, ce qui contribue aussi à réduire les coûts.
Le système d’information de l’entreprise sera indispensable pour le département des ressources humaines. Cela aidera les responsables à informer le personnel sur certaines formalités à régler ou encore sur l’issue des demandes de congé.
Dans quels cas procéder à une refonte de l’intranet ?
Quelques chefs d’entreprises consciencieux sont convaincus qu’un intranet est indispensable. Seulement, leurs systèmes d’information sont parfois obsolètes. Une refonte intranet est alors nécessaire pour ajouter de nouvelles fonctionnalités. En outre, certaines modifications s’imposent pour que le système soit plus performant. En effet, les besoins d’une entreprise évoluent avec le temps.
Ce genre d’opérations est aussi l’occasion parfaite pour adopter les nouvelles technologies. À titre d’exemple, quelques modules ont été conçus pour analyser les ventes conclues par les commerciaux. Grâce aux résultats obtenus, il sera possible d’ajuster sa stratégie marketing sans solliciter un consultant ou un expert.
Pour mener à bien la refonte de son système d’intranet, il faudra toutefois faire appel à une agence qualifiée. Les intéressés peuvent trouver une équipe de développeurs compétents en faisant quelques recherches sur internet. En effet, les chefs d’entreprises peuvent demander un devis pour avoir une idée sur le budget à mobiliser.
