Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, sont concernées par la gestion de contrats. La réalisation de cette tâche passe par l’optimisation de chaque étape du cycle de vie du contrat, depuis sa conception jusqu’à son échéance. Zoom sur les bonnes pratiques à adopter pour une gestion réussie.
Gestion des contrats : de quoi s’agit-il vraiment ?
Un contrat peut être défini comme un compromis qui tient une ou plusieurs personnes physiques ou morales à céder, à faire ou à ne pas faire quelque chose à un tiers. Selon la loi, un contrat a été établi lorsqu’il y a offre et acceptation. C’est un accord écrit auquel les deux parties s’engagent.
La gestion de contrat a trait au contrôle des engagements contractuels dans une entreprise sur différents projets. L’utilisation d’une solution gestion de contrats des PME permet de faciliter tout changement ainsi que l’exécution du contrat proprement dit.
Gestion des contrats en entreprise : quelle importance ?
Toutes les entreprises, quel que soit son domaine d’activité, se ressemblent sur un point : l’utilisation du contrat. Certaines d’entre elles gèrent environ 20 000 à 40 000 contrats par an. Ainsi, les risques auxquels s’exposent ces organisations sont importants en cas de défaillance dans la gestion contractuelle.
Cependant, nombreuses sont les structures qui ne possèdent pas d’outil de gestion vraiment adapté. Certaines d’entre elles manipulent encore des documents papier en quantité alors que ceux-ci s’oublient et se perdent facilement.
C’est la raison pour laquelle la gestion de contrat constitue un levier de taille pour diminuer la charge administrative et optimiser les processus.
De bonnes raisons d’utiliser une solution de gestion des contrats
L’usage d’un système de gestion des contrats permet d’éviter les risques de perte de documents ou d’erreur dans les signatures.
C’est par exemple le cas lors de la conception d’un contrat qui paraît comme une tâche facile. Les parties concernées vont échanger plusieurs versions avant que la version finale ne soit validée et signée. Une fois imprimée et signée, cette dernière sera envoyée par la poste ou par mail. Ce long processus expose pourtant le contrat au risque de perte ou d’oubli, ce qui va alourdir la facture.
Conseils pour bien choisir une solution de gestion contractuelle
Il est important de tenir compte du cycle de vie du contrat. La solution SaaS est fortement recommandée. Accessible grâce à une connexion internet, elle est utilisable à distance et à tout moment. La gestion de l’ensemble du processus est prise en charge par un prestataire externe.
